株式会社三和サービス（以下「当社」という。）は、自動車販売及び保険代理業などの当社が運営する事業において取り扱う取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報保護の重要性に鑑み、お客さまの信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）、その他の関係法令、関係官庁からのガイドライン、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインなどを遵守して、個人情報を厳正・適切に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
当社は、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。
a）当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。
また、そのための適切な措置として従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。
b）当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
c）当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対して、具体的な安全対策として、データアクセスのログ管理、定期的なセキュリティ監査の実施を行い、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。
また、不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。
d）個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。
e）個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。
個人情報保護管理者
- ● 管理者：株式会社三和サービス 個人情報保護管理責任者
- ● 所属：株式会社三和サービス プライバシーマーク管理委員
- ● 所在地：愛知県名古屋市西区上小田井１丁目43番地2
- ● 連絡先：info@jcar.co.jp
- ● ホームページ：https://sanwaservice-group.jp/
以 上
2011年6月1日制定
2015年4月10日改定
2021年5月1日改定
2024年4月20日改定
株式会社三和サービス
代表取締役 水野 守道
個人情報の取り扱いについて
1. 事業者の氏名又は名称及び住所並びに代表者の氏名
- ● 会社名：株式会社三和サービス
- ● 住所：愛知県名古屋市西区上小田井1-43-2
- ● 代表者：代表取締役 水野 守道
2. 個人情報保護管理者（もしくはその代理人）の氏名または職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理者：株式会社三和サービス 個人情報保護管理責任者
個人情報保護管理者へのご連絡は、お問合せ窓口までご連絡ください。
3. 個人情報の取得と利用目的
具体的な個人情報の利用は、以下の目的でのみ使用されます。
- ● 自動車販売：顧客管理、車両登録、アフターサービス
- ● 保険業務：保険申込、保険金請求処理
- ● マーケティング：新商品の情報提供、顧客満足度調査
- ● これらに付帯・関連するサービスの提供
当社は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。
また、車検などのお知らせや商品のご提案のためにDMやお電話でご連絡させていただく場合がございます。
新たな利用目的が生じた場合は、メール通知、アプリ内アカウントへの通知、または当社のホームページ (https://sanwaservice-group.jp/）などにより公表します。
4. 第三者提供の条件
当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。
- ● 法令に基づく場合
- ● 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- ● 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- ● 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第三者提供の際の手続きは、個人情報保護管理責任者の決裁にて実行されます。
また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から提供をうけたときは、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し保管します。
5. 個人データの安全管理措置
個人データの安全管理措置については以下のとおりです。
具体的な安全対策として、データアクセスのログ管理、定期的なセキュリティ監査の実施を行います。
万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適当な是正対策を行います。
- ● 物理的措置：セキュアな保管施設、アクセス制御
- ● 技術的措置：データ暗号化、アクセス権限の管理
- ● 管理的措置：従業員への定期的なプライバシー研修、内部監査の実施
6. データ侵害時の対応
万が一、データ侵害が発生した際には当社、プライバシーマーク管理委員が対策本部となり、専門機関と連携をして対応いたします。
報告義務に基づき、関連当局へ遅滞なく報告します。
また、影響を受けるお客様へ、メール通知、アプリ内アカウントへの通知、または当社のホームページ (https://sanwaservice-group.jp/）などにより公表します。
7. 個人データの共同利用
当社は、以下のとおり、取得した個人情報を、当社グループ会社等との間で共同利用することがあります。
また、共同利用に関しては当社の安全管理措置に準じ、共同利用者にも当社と同水準のプライバシー保護研修の実施を求めます。
共同利用する者の範囲
- ● 共同利用者：株式会社スリーピース、株式会社ミリオンオートサービス、双日オートグループ東海株式会社、株式会社WOOROM、リバイス合同会社
- ● 利用目的：自動車販売および保険業務
- ● 共同利用する個人データの管理責任者：株式会社三和サービス
共同利用する情報の範囲
- ● お客様の住所、氏名、生年月日、電話番号、車両、用品およびこれらに付帯・関連するサービスの購入等に関する情報
- ● 車両のメンテナンスに関する情報
- ● リースに関する情報
- ● 損害保険、生命保険契約に関する情報（事故情報も含む）
- ● その他、当社グループ会社とお客様との各種お取引に関する情報等
8. 取引保険会社
損害保険会社
生命保険会社
9. 個人情報の正確性と保持期間
個人情報は、利用目的が必要とする期間のみ保持され、その後は適切に削除されます。
10. 個人情報の開示・訂正・削除・利用停止
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示、訂正または利用停止などに関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで手続きを行います。
保険会社や他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。
当社の保有個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
なお、上記開示などのお手続きについては所定の手数料をいただきます。
手続きを希望される方は、下記お問い合わせ先までお申し付けください。詳細は個別にご案内させていただきます。
11. 教育と監査
- ● 定期的にプライバシー保護研修を全従業員に対して実施します。
- ● プライバシー保護研修は、当社のプライバシーポリシー、または法令に基づいた内容で実施します。
- ● 年1回の内部監査と外部監査を行い、プライバシーポリシーの遵守状況を評価します。
- ● 改善措置については、監査結果から得られた改善点をプライバシー保護研修に取り入れることで、より効果的な遵守体制を構築します。
12. 苦情及びご相談の対応（お問い合わせ窓口）
- ● 窓口：株式会社三和サービス プライバシーマーク管理委員
- ● 所在地：愛知県名古屋市西区上小田井1丁目43番地2
- ● 電話番号：052-506-5811
- ● 連絡先：info@jcar.co.jp
- ● ホームページ：https://sanwaservice-group.jp
お手続きは上記の窓口まで、お電話、メール、書面のいずれかにてお申し出ください。お客様からのお問い合わせには迅速に対応いたします。
また、苦情につきましては社内調査を行い、事実確認のうえで迅速に対応いたします。社内調査には、数日から数週間の日数を要する場合がございます。
以 上
